Jak zorganizować konferencję w sposób profesjonalny? Poradnik praktyczny – część II

Zakwaterowanie gości

Przed wyborem konkretnego miejsca organizacji konferencji warto jest dobrze przyjrzeć się wszystkim warunkom panującym w takim miejscu. Jeśli na przykład organizuje się konferencję międzynarodowa, obsługa hotelu bez znajomości języka angielskiego to tragedia i ilość gwiazdek nie ma tam potem znaczenia. Trzeba też się przygotować pod względem zakwaterowania nie organizowanego przez samą konferencję. Zbadanie lokalnego rynku hoteli pozwoli na dobre określenie realnych kosztów pobytu.

Obsługa techniczna wydarzenia

Kwestia komfortu technicznego jest pierwszorzędna, ponieważ wszyscy oczekują, że wszystko będzie działać. Dlatego trzeba się oprzeć na specjalistach w dziedzinie IT, a do tego trzeba mieć pewność, że dostępne są urządzenia zapasowe. Nie można sobie pozwolić bowiem na sytuację, że w czasie najważniejszego wydarzenia zepsuje się rzutnik i nie będzie go czym zastąpić.

Przestrzeń konferencyjna

Przestrzeń konferencyjna to miejsce, w którym goście będą przebywać i potem się spotykać już w formie konferencyjnym/ to miejsce musi być dobrze sprawdzone przed ostatecznym wyborem, ponieważ niejeden piękny hotel organizujący konferencje tak naprawdę jest do nich logistycznie zupełnie nieprzygotowany, ponieważ organizacja konferencji stała się dla niego dodatkową usługą. Jeśli początkowo był budowany jako kameralne miejsce do wypoczynku gości, konferencja w nim się nie uda.

W przestrzeni konferencyjnej musi być dość… przestrzeni. Chodzi po prostu o fizyczne miejsce, z którego będą korzystali goście konferencji. Musi być go tyle, by nie tylko wszyscy czuli się komfortowo, ale by jeszcze był odpowiedni zapas miejsca na wszelki wypadek.

Warto pamiętać także o tym, że konferencja nie będzie trwała całą dobę, więc goście powinni mieć możliwość skorzystania z usług miasta, w którym wydarzenie będzie się odbywało. By to realnie miało sens, miasto musi oferować jakieś konkretne usługi dla gości. Organizator sam ich nie stworzy.

Kwestia transportu

Goście muszą dotrzeć do miejsca konferencji i jeśli nie jest to potem też miejsce noclegu, transport pomiędzy tymi dwoma lokacjami musi odbywać się bez przeszkód. To zazwyczaj transport i cała logistyka decyduje o tym, czy wydarzenie będzie się odbywało zgodnie z planem i czy nie będzie żadnych opóźnień. Transport powinien być tak przygotowany, by był wygodny dla osób z niego korzystających oraz by zapewniał odpowiedni margines w sytuacjach, gdyby nagle potrzebne było skorzystanie z dodatkowych usług transportowych, nieprzewidzianych w podstawowych planach logistycznych.

Dodatkowe programy towarzyszące

Konferencje są ważne ze względu na podstawowy, główny trzon naukowy bądź biznesowy, jaki spowodował decyzję o przygotowaniu konferencji. Nie wolno jednak zapominać, że najważniejsze interakcje w czasie wszelkiego rodzaju konferencji zachodzą nie w czasie wykładów i paneli, ale w czasie teoretycznie wolnym, czyli na przerwach oraz w czasie wydarzeń towarzyszących.