Jak zorganizować konferencję w sposób profesjonalny? Poradnik praktyczny – część I

Każda konferencja musi być starannie zaprojektowana i musi zostać stworzony dla niej odpowiedni budżet. Zazwyczaj zaczyna się od wyboru lokalizacji konferencji, potem przechodzi się do wykreowania agendy spotkania, opracowuje się rejestracji uczestników oraz zapewnia się fachową obsługę wszystkich gości w kwestii ich zakwaterowania.

Obejmuje to także transport i usługi cateringowe. Nie można zapomnieć również o takich kwestiach, jak przygotowanie materiałów konferencyjnych, stworzenie płyt z prezentacjami czy odpowiednich filmów i materiałów promocyjnych. Osoby organizujące konferencje po raz pierwszy mogą się czuć tym wszystkim przytłoczone i faktycznie nie jest to łatwe zadanie, ale można sobie z tym wszystkim dość spokojnie poradzić.

Budżet

Budżet to kwestia kluczowa. W czasie organizacji trzeba koniecznie się w budżecie zamknąć. Nie ma określonej sumy, która pozwoli zorganizować imprezę. Mniejsze pieniądze to po prostu mniejsza skala działania i niższy standard imprezy. Z większą sumą pieniędzy można pozwolić sobie na wydarzenia towarzyszące, lepszej jakości materiały dla gości czy wyższy standard usługi oferowany przez więcej zatrudnionych przy organizacji i realizacji konferencji osób. Wiele imprez może liczyć na wsparcie różnych sponsorów, którzy w zamian za ekspozycję poprawią możliwości finansowe organizatorów. Dobrze jest mieć większy budżet chociażby dlatego, by mieć możliwość elastycznego korygowania budżetu.

Komunikacja – klient

Po ustaleniu podstaw organizacyjnych przychodzi kolej na zapraszanie gości. Trzeba z nimi być w ciągłym kontakcie, co dzisiaj jest dość proste dzięki technologiom informatycznym. Podstawą jest stworzenie strony internetowej konferencji oraz zamieszczenie na niej aktualności o imprezie, formularzu rejestracyjnego, danych o płatnościach i wszystkich innych ważnych rzeczy. Z najistotniejszymi uczestnikami należy kontaktować się także w bardziej tradycyjne sposoby, by uniknąć nieporozumień.

Promocja

Im większy prestiż będzie miała konferencja, tym lepiej. Trzeba zapewnić konferencji rozgłos, reklamę i partnerów. Warto rozmawiać też z lokalnymi władzami.

Rejestracja uczestników

Ważne jest terminowe zorganizowanie tego procesu. Konieczne jest wskazanie czasu, po którym nie będzie już można się rejestrować, a rezygnacja z uczestnictwa będzie problemem. Zazwyczaj takie sprawy załatwia się poprzez ustalenie wyższych stawek dla osób, które rejestrować się będą już na miejscu i zaproponowanie znacznych upustów tym, którzy będą rejestrować się z dużym wyprzedzeniem, po czym od razu uiszczą wpisowe.

Catering

Posiłki to czas na sieciowanie. Muszą być przyjemne, w miarę proste i dostosowane do różnych gustów. Należy rozsądnie ocenić zapotrzebowanie na posiłki, ponieważ nie powinno ich być za wiele, ale powinny też pojawiać się regularnie w czasie konferencji.