Przygotowanie sali konferencyjnej

Przygotowanie sali konferencyjnej można w pewnej mierze porównywać z przygotowaniem własnego domu na przyjęcie gości, chociaż oczywiście jest to zdecydowanie bardziej złożona kwestia, która wymaga więcej pracy i lepszego zorganizowania pod każdym względem. Sukces wydarzenia biznesowego jest bowiem często bezpośrednio skorelowany z sukcesem firmy, która konferencję przygotowuje.

Sala konferencyjna

Wielkie znaczenie będzie miało tutaj pierwsze wrażenie, które zawsze jest niezwykle istotne. Jeśli pierwsza opinia o całym wydarzeniu jest negatywna, przekonanie gości do siebie jest potem możliwe, ale jest nieporównanie trudniejsze niż w sytuacji, kiedy od początku goście są pozytywnie nastawieni do wydarzenia. Innymi słowy, podstawowym, pierwszym celem jest zrobienie pozytywnego pierwszego wrażenia.

Porządek

Na sali konferencyjnej musi panować porządek, a całość powinien cechować ład przestrzenny. Na pewno nie może być brudu czy uszkodzonego sprzętu. Nie powinno być też elementów niedopasowanych, nie pasujących potem swoją charakterystyką do pozostałych sprzętów. Wszystkie takie rzeczy należy usuwać. Trzeba być tu ostrożnym względem stylistyki, ponieważ ustawienie mebli powinno być harmonijne i geometryczne, a połączenie tego z krzykliwą aranżacją estetyczna zaburzy taki efekt. Ważne jest również zadbanie o rośliny na sali. Nie powinny być zakurzone.

Zapach

Bardzo często zapomina się o drobnym szczególe, jakim jest zapach na sali konferencyjnej. Powinien on być świeży i przyjemny, ale w miarę neutralny, by ani nie pasował specjalnie do niczyich preferencji, ani się z niczyim nosem nie kłócił. Jakość powietrza musi być dobra i nie może być w nim pyłów, ponieważ osoby z problemami z oddychaniem oraz alergicy na pewno zareagują na taki stan rzeczy bardzo negatywnie. Dobrze jest wybierać obiekty poza centrami miast, tak by otwarcie w nich okna nie powodowało napływu spalin do środka.

Dostępność wyposażenia

Cały sprzęt wykorzystywany w czasie konferencji powinien być łatwo dostępny i najlepiej będzie, jeśli dosłownie w kilka chwil będzie mógł być odpowiednio rozstawiony. Jeśli jest z tym problem, konferencja wygląda na źle przygotowaną i nieprofesjonalna, nawet jeśli problem wynika z ograniczeń przestrzeni konferencyjnej i jest po prostu problemem obiektywnym. Dobrze jest mieć też zapasowe urządzenia, by pojedyncza usterka nie urosła do poziomu tragedii.

Wielkość sali konferencyjnej

Sala konferencyjna powinna być odpowiednio dobrana do ilości gości. Katastrofą będzie sytuacja, w której okaże się, że dla kogoś brakuje miejsca siedzącego lub trzeba się regularnie przedzierać przez gąszcz sprzętów i osób. Odwrotna sytuacja nie jest jednak także wskazana, ponieważ sala zbyt duża, świecąca pustkami, nie nastawia dobrze do wydarzenia i utrudnia integrację całej grupy. Pamiętajmy o odpowiednie nagłośnienie w większych salach, by nie było problemu ze słyszalnością prelegentów. Sala powinna mieć ogólnie dobrą akustykę i nie powinno się zdarzać, by pojawiało się w niej echo lub różne pogłosy bądź hałasy z zewnątrz.