Hotel idealny dla organizatora konferencji

Konferencje stały się znakomitym sposobem na generowanie dużych zysków dla hoteli w okresie, kiedy branża przeżywała kryzys. Sukces tego przedsięwzięcia sprawił, że coraz więcej hoteli stosunkowo niewielkim kosztem zaczęło oferować możliwość organizowania konferencji na swoim terenie.

Nawet niewielkie hotele starają się przynajmniej w minimalnym stopniu udostępniać swoje przestrzenie na potrzeby organizatorów wszelkiej maści konferencji. Szkolenia, spotkania, śniadania biznesowe – to wszystko może przynosić spore dochody.

Zaplanowanie odpowiednich funkcji

Adaptacja hotelu do pełnienia funkcji konferencyjnych jest stosunkowo prosta, co nie oznacza jednak, że zawsze i wszędzie można bez wysiłku rozpocząć odpowiednie działania. Najlepiej jest zaczynać już na etapie projektu architektonicznego. W tym momencie zadajemy sobie pytanie, jak wielkie konferencje hotel chciałby obsługiwać i tym samym jak wielką powierzchnię będzie skłonny dla tych funkcji wydzielić. Te kwestie zależą oczywiście od pomysłu hotelu na siebie, ponieważ nie wszystkie obiekty muszą traktować konferencje jako podstawowe źródło dochodów. Dla wielu może to być stosunkowo niewielka pozycja w bilansie, ponieważ będą znakomicie prosperować na innych polach.

Na tym polu trzeba też się zorientować, czy lepiej nastawiać się na organizowanie niewielkich szkoleń biznesowych, czy może lepszym rozwiązaniem byłoby tutaj postawienie na imprezy naukowe bądź spotkania osób ustawionych wysoko na drabinie korporacyjnej. W związku z tym trzeba przeprowadzić odpowiednią analizę rynku i sprawdzić, kto realnie mógłby zgłaszać zapotrzebowanie na przestrzeń konferencyjną i jakie byłyby jego oczekiwania z tym związane. Taka analiza musi też obejmować ceny usług w okolicy oraz to, kto i w jakiej skali w ogóle takie propozycje oferuje.

Kluczowa jest decyzja o skali działania. Jeśli tylko jest to możliwe, można dzisiaj działać w sposób bardzo elastyczny poprzez przygotowanie przestrzeni w sposób dający się łatwo adaptować. Zazwyczaj potrzebna jest jedna duża sala konferencyjna i kilka sal mniejszych panelowych. Jeśli cała przestrzeń może być stworzona w oparciu o dające się przesuwać ściany, całość przestrzeni konferencyjnej może być za każdym razem dopasowywana do wskazanego przez klienta zapotrzebowania. Posiadanie małych sal, statycznych lub dynamicznych w opisany tu sposób, to zazwyczaj konieczność ze względu na to, że większość zamówień związana jest raczej z małymi grupami, przez co nawet jeśli reszta powierzchni nie będzie zarabiała, część w danej chwili będzie wykorzystywane.

Akustyka

W salach konferencyjnych bardzo ważna jest akustyka. Dobrą akustykę można uzyskać stosunkowo łatwo, jeśli przymierza się do tego od początku budowania obiektu. Adaptacja pomieszczeń jest trudniejsza, ale też nie stanowi problemu nie do przeskoczenia w czasie wykonywania remontu na odpowiednią skalę.